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Vom Klopapier bis zur Schraube

Unsere Materialwirtschaft stellt sich vor

Genau 5940 Bestellungen hat die VAG im Jahr 2023 getätigt. Zuständig für Einkauf und Lager der Artikel ist die Abteilung Materialwirtschaft der VAG. Wir haben mit der Abteilungsleiterin, Stephanie Wiehle, über ihre Aufgaben, die Herausforderung langer Lieferzeiten und über die Herausforderungen einer öffentlichen Vergabe gesprochen,

Frau Wiehle, wofür ist die Abteilung Materialwirtschaft zuständig?
Die sieben Mitarbeitenden aus dem Einkauf beschaffen all das, was die VAG benötigt. Das heißt, wir kaufen vom Kugelschreiber über Hygieneartikel und Arbeitskleidung bis hin zu Schrauben und kompletten Karosserieteilen wirklich alles ein. Außerdem sind wir als Vergabestelle die Ansprechpartnerin für alle öffentlichen Vergaben, sowohl was die Bau- als auch die Liefer- und Dienstleistungen angeht. In unserem Lager sind zudem noch acht Mitarbeitende beschäftigt.

Wo befinden sich die Lagerflächen und was wird dort aufbewahrt?
Wir haben verschiedene Lager für Straßenbahnen und Busse, Kabel, Reifen, Gefahrenstoffe und Kleidung. Der Großteil der Lagerfläche befindet sich auf unserem Betriebshof im Gewerbegebiet Haid. Zusätzlich gibt es noch ein Hochregallager im Betriebshof Süd und das Lager der Schauinslandbahn. Insgesamt bewahren wir rund 8300 verschiedene Artikel auf etwa 4000 Quadratmetern auf.

Welche Waren sind besonders schwer zu beschaffen?
Da jedes Verkehrsunternehmen andere Straßenbahnen hat, die genau den Bedürfnissen der jeweiligen Stadt gerecht werden, sind all unsere Trams Sonderfahrzeuge mit ganz speziellen Ersatzteilen. Insbesondere die darin verbauten Elektronikteile haben seit der Pandemie sowie der Sperrung des Suez-Kanals sehr lange Lieferzeiten von teilweise bis zu 18 Monaten.

Wie klappt es dennoch, dass die meisten Straßenbahnen schnell repariert werden können?
Meist bestellen wir mehr als wir gerade brauchen und haben die speziellen Ersatzteile eingelagert. Wenn wir ein benötigtes Teil dennoch nicht vorrätig haben, schauen wir, ob wir gleichwertige Alternativen mit kürzeren Lieferzeiten einsetzen können.

Wie Sie bereits angesprochen haben, gehört zu Ihren Aufgaben auch, andere Abteilungen der VAG bei öffentlichen Vergaben zu beraten. Wie genau läuft das ab?
Als Sektorenauftraggeber unterliegen wir automatisch dem Vergaberecht. Das heißt, dass wir alle Aufträge, die über 100.000 Euro kosten, öffentlich ausschreiben. Dann erstellen wir eine Bewertungsmatrix und überlegen uns im Vorfeld mit den Anforderern, welche Kriterien uns wichtig sind. Das kann zum Beispiel der Preis sein, aber auch andere Punkte wie z. B. ein Konzept oder die Qualität. Die Angebote werden dann nach der erstellten Matrix bewertet und am Ende bekommt das Unternehmen den Zuschlag, das die meisten Punkte hat.

Zur Person: Stephanie Wiehle (46) lebt in Heuweiler und leitet seit vier Jahren die Abteilung Materialwirtschaft bei der VAG. Davor arbeitete die Industriekauffrau und studierte Betriebswirtin im Einkauf des Universitätsklinikum Freiburg.

Dieser Text erschien zuerst in unserer Facetten-Ausgabe 03/2024. Fotos: Anja Thölking

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